Vyhlásenie o oprávnení poskytnúť osobné údaje tretích osôb

1.1 Vyhlásenie prijíma TOKOV Group s. r. o., so sídlom Stummerova 1941/6, 955 01 Topoľčany, IČO 52 283 542, zapísaná v obchodnom registri Okresného súdu Nitra, oddiel Sro, vložka č. 64129/N (ďalej „poskytovateľ“ alebo „my“), ktorý poskytuje služby pod značkou TOKOV podľa dokumentu Všeobecné obchodné podmienky. Klientom je podnikateľ, ktorý si u poskytovateľa objednal službu.

1.2 Ľudí, ktorých údaje nám klient odovzdá, nepoznáme a nemáme s nimi žiadny vzťah. Či sa ich údaje smú spracúvať (čl. 5 ods. 1 písm. a) a čl. 6 nariadenia (EÚ) 2016/679, ďalej „GDPR“) a či boli o spracúvaní informovaní (čl. 13 a čl. 14 GDPR), vie zabezpečiť iba klient, ktorý je voči nim zamestnávateľom, odberateľom alebo zmluvným partnerom. Pri údajoch zamestnancov a subdodávateľov je klient prevádzkovateľom (čl. 4 bod 7 GDPR) a my ich spracúvame v jeho mene ako sprostredkovateľ (čl. 4 bod 8 a čl. 28 GDPR). Údaje ďalších osôb, ktoré sa nachádzajú v zmluvách, faktúrach a korešpondencii klienta, spracúvame v rozsahu potrebnom na službu ako prevádzkovateľ podľa dokumentu Podmienky ochrany a spracúvania osobných údajov; aj tie nám však klient smie odovzdať len oprávnene.

1.3 Vyhlásenie nám dáva istotu, že údaje dostávame oprávnene, a jasne hovorí, kto za čo zodpovedá. Nenahrádza dokument Podmienky spracúvania osobných údajov pre klientov, ktorý upravuje naše povinnosti sprostredkovateľa podľa čl. 28 GDPR; oba dokumenty platia spolu.

1.4 Vyhlásenie potrebujeme najmä pri týchto službách:

• Lohnsteuer-Anmeldung: údaje zamestnancov klienta vyslaných do Nemecka (meno a priezvisko, dátum narodenia, nemecké daňové identifikačné číslo, obdobia vyslania, mzdové údaje);
• mesačné hlásenie zrážky Bauabzugsteuer: údaje subdodávateľov klienta (názov alebo meno, sídlo, daňové číslo, faktúry a platby), ak je subdodávateľom živnostník alebo ak podklady obsahujú údaje jeho kontaktných osôb;
• ostatné služby (Freistellung, Steuernummer, vrátenie Bauabzugsteuer, Prüfung der Steuerpflicht, Umsatzsteuer, Erinnerung), ak zmluvy, faktúry alebo korešpondencia, ktoré nám klient odovzdá, obsahujú údaje ďalších osôb, napríklad kontaktných osôb jeho odberateľov v Nemecku.

1.5 Vyhlásenie sa netýka údajov samotného klienta ani osôb, ktoré za klienta konajú (konateľ, kontaktná osoba, splnomocnenec). Tie spracúvame ako prevádzkovateľ podľa dokumentu Podmienky ochrany a spracúvania osobných údajov.

2.1 Vyhlásenie dáva klient: živnostník osobne, obchodná spoločnosť konateľom alebo inou osobou oprávnenou za ňu konať.

2.2 Vyhlásenie možno dať dvoma rovnocennými spôsobmi:

• vyplniť a podpísať formulár podľa článku 4 a poslať nám jeho sken alebo fotografiu e-mailom na info@tokov.eu, alebo
• odpovedať na naše písomné potvrdenie objednávky z e-mailovej adresy klienta vetou „Potvrdzujem vyhlásenie o oprávnení poskytnúť osobné údaje tretích osôb“; potvrdenie sa vtedy vzťahuje na znenie článku 3 v tej verzii, ktorá je v deň odoslania zverejnená na nemeckedane.com.

2.3 Vyhlásenie dané pri prvej objednávke platí pre celú spoluprácu, teda aj pre opakované hlásenia, ďalšie objednané služby a pre údaje zamestnancov alebo subdodávateľov, ktorí pribudnú neskôr. Nové vyhlásenie potrebujeme len vtedy, keď si ho vyžiadame (napríklad po podstatnej zmene tohto dokumentu) alebo keď klient oznámi, že jeho skoršie vyhlásenie už neplatí.

2.4 Údaje tretích osôb začneme spracúvať až po doručení vyhlásenia. Ak by nám klient poslal takéto údaje skôr, len ich uložíme a vyzveme ho, aby vyhlásenie dal; ak ho nedá ani na výzvu, údaje vymažeme a klienta o tom informujeme.

3.1 Klient vyhlasuje a zaväzuje sa, že:

• má na poskytnutie osobných údajov tretích osôb vlastný právny základ podľa čl. 6 ods. 1 GDPR, a to najmä: pri zamestnancoch plnenie zákonných povinností zamestnávateľa (čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR), predovšetkým povinnosť prihlásiť a odviesť daň zo mzdy podľa § 41a nemeckého zákona o dani z príjmov (Einkommensteuergesetz), a plnenie pracovnej zmluvy (čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR); pri subdodávateľoch plnenie zmluvy so subdodávateľom (písm. b)) a zákonná povinnosť zrážať a hlásiť Bauabzugsteuer podľa § 48 a nasl. Einkommensteuergesetz (písm. c)); pri ďalších osobách uvedených v podkladoch oprávnený záujem na riadnom splnení daňových povinností v Nemecku (písm. f));
• nespolieha sa iba na súhlas dotknutých osôb; ak by pri niektorých údajoch bol súhlas jediným právnym základom, zodpovedá za to, že spĺňa podmienky čl. 4 bodu 11 a čl. 7 GDPR, vie ho preukázať a dotknutá osoba ho môže kedykoľvek odvolať;
• informoval dotknuté osoby podľa čl. 13 GDPR (údaje získané priamo od nich) alebo čl. 14 GDPR (údaje získané inak) o tom, že ich údaje odovzdá poskytovateľovi a že budú v mene klienta odovzdané nemeckým finančným úradom, Bundeszentralamt für Steuern alebo Finančnej správe SR, vrátane účelu, doby uchovávania a ich práv;
• poskytnuté údaje sú správne, úplné a aktuálne (čl. 5 ods. 1 písm. d) GDPR) a pred odovzdaním ich skontroloval;
• poskytuje len údaje, ktoré vyžaduje formulár úradu alebo objednaná služba (čl. 5 ods. 1 písm. c) GDPR); neposkytuje osobitné kategórie osobných údajov podľa čl. 9 GDPR, a ak by ich formulár úradu výnimočne vyžadoval, poskytne ich len v nevyhnutnom rozsahu a zodpovedá za splnenie podmienky podľa čl. 9 ods. 2 GDPR; údaje, ktoré služba nepotrebuje, v dokumentoch podľa možnosti odstráni alebo prekryje;
• bez zbytočného odkladu nám oznámi každú zmenu, ktorá má vplyv na spracúvanie: opravu údajov, skončenie pracovného pomeru alebo subdodávateľskej zmluvy, námietku alebo inú žiadosť dotknutej osoby, prípadne odvolanie súhlasu, aby sme mohli údaje opraviť, obmedziť alebo vymazať;
• ako prevádzkovateľ zodpovedá za zákonnosť poskytnutia údajov (čl. 5 ods. 2 a čl. 24 GDPR) a nahradí poskytovateľovi škodu, ktorá mu vznikne porušením tohto vyhlásenia, vrátane nákladov na obranu voči nárokom tretích osôb (§ 373 a nasl. zákona č. 513/1991 Zb. Obchodný zákonník);
• berie na vedomie, že údaje jeho zamestnancov a subdodávateľov spracúva poskytovateľ v jeho mene podľa dokumentu Podmienky spracúvania osobných údajov pre klientov a odovzdáva ich úradom výlučne v mene klienta; údaje samotného klienta a ďalších osôb uvedených v podkladoch spracúva poskytovateľ ako prevádzkovateľ podľa dokumentu Podmienky ochrany a spracúvania osobných údajov.

3.2 Vyhlásenie sa vzťahuje na všetky osobné údaje tretích osôb, ktoré klient poskytovateľovi odovzdá počas trvania spolupráce, bez ohľadu na spôsob odovzdania (e-mail, zabezpečený archív, listinne).

4.1 Nižšie uvedené údaje vyplňte, formulár podpíšte a jeho sken alebo fotografiu pošlite na info@tokov.eu. Podpisom klient potvrdzuje vyhlásenia podľa článku 3 tohto dokumentu v jeho aktuálnej verzii.

4.2 Ak klient vyhlásenie potvrdzuje odpoveďou na potvrdenie objednávky (bod 2.2), formulár vypĺňať nemusí; údaje o klientovi a službách sú v potvrdení objednávky.

5.1 Tento dokument nadobúda účinnosť 26. 9. 2026. Aktuálne znenie s číslom verzie je vždy zverejnené na nemeckedane.com; o podstatných zmenách informujeme klientov e-mailom a v prípade potreby si vyžiadame nové vyhlásenie.

5.2 Súvisiace dokumenty: Podmienky spracúvania osobných údajov pre klientov, Podmienky ochrany a spracúvania osobných údajov a Všeobecné obchodné podmienky.