ELSTER: viac používateľov, účtovník a zástupca

Účet pre organizáciu sa zakladá na Steuernummer firmy, no prihlasuje sa do neho konkrétny človek. Pomocník ELSTER uvádza, že účty sú koncipované osobne („personenbezogen“). Spoločné používanie jedného účtu opisuje ako rizikové, pozrite nižšie.

• Každý sa registruje zvlášť. Pre každý ďalší účet treba registráciu zopakovať a zvoliť nové používateľské meno, aby sa účty dali rozlíšiť.
• Údaje pri registrácii organizácie. Spolková krajina, Steuernummer organizácie, kontakt na kontaktnú osobu, e-mailová adresa a používateľské meno.
• Aktivačné údaje. Sú dva (Aktivierungs-ID und Aktivierungs-Code): aktivačné ID príde e-mailom, aktivačný kód poštou na adresu uloženú na úrade k Steuernummer. Pomocník ELSTER výslovne uvádza, že plnomocenstvá sa pritom nezohľadňujú, list teda nejde zástupcovi. Obnovu prístupu opisuje ELSTER: stratené heslo alebo certifikát, obnova prístupu.
• Počet účtov. S certifikátovým súborom je to až 5 000 účtov na jedno Steuernummer, so Sicherheitsstick 10 000 a so Signaturkarte 1 000. Spôsoby prihlásenia sa dajú kombinovať, odlišné musia byť len používateľské mená.

Každý účet má vlastnú schránku. Čo do nej chodí, opisuje Elektronická schránka v ELSTER: výmery a správy z úradu.

Certifikátový súbor sa dá skopírovať, a tak sa technicky dá používať z viacerých pracovísk. ELSTER na to upozorňuje ako na rizikové a náchylné na chyby:

• Bezpečnosť účtu stojí na znalosti (heslo) a vlastníctve (súbor). Kto súbor odovzdá, tejto istoty sa vzdáva na vlastnú zodpovednosť.
• Pri zneužití kópie možno zistiť pôvodného majiteľa a vyvodiť voči nemu zodpovednosť.
• Počet kópií sa nedá obmedziť, všetky sú rovnocenné a nezistí sa, ktorou z nich sa transakcia urobila.
• Zablokovanie účtu sa týka všetkých kópií, jednu zneužitú kópiu zablokovať nemožno.
• Súbežné používanie viacerými ľuďmi ELSTER neodporúča: výsledky akcií iných používateľov sa zobrazia oneskorene alebo až po novom prihlásení.
• Po obnove certifikátu platí len nový súbor. Ostatné kópie prestanú fungovať, preto ich treba nahradiť.

Pri spoločnom používaní jedného účtu ELSTER odporúča Sicherheitsstick, ktorý sa nedá kopírovať a dá sa fyzicky odobrať. Je to hardvér, ktorý treba kúpiť. Podnikateľovi pomocník radí odovzdať organizačný certifikát len dôveryhodným zamestnancom. Registráciu môže urobiť sám, alebo urobiť len prvý krok a druhý nechať zamestnancovi. Odpoveď na bezpečnostnú otázku nikomu nedávajte, lebo bez nej sa účet nedá zrušiť. Zrušenie účtu (Mein Benutzerkonto, Benutzerkonto löschen) vyžaduje e-mail účtu, používateľské meno, odpoveď na bezpečnostnú otázku a pri organizácii aj dôvod.

Zástupca a vlastný prístup do účtu sú dve rôzne veci. Plnomocenstvo (Vollmacht) určuje, kto smie za vás konať pred úradom. Prístup určuje, kto sa smie prihlásiť do vášho účtu.

Podľa § 80 ods. 1 AO sa môžete dať zastúpiť. Plnomocenstvo oprávňuje na všetky úkony v konaní, ak z jeho obsahu nevyplýva niečo iné, ale neoprávňuje na prevzatie vrátených daní (Steuererstattungen a Steuervergütungen). Zrušenie aj zmena plnomocenstva platia voči úradu až od chvíle, keď mu dôjdu. Úrad môže žiadať preukázanie plnomocenstva aj bez konkrétneho dôvodu (§ 80 ods. 3 AO) a má sa obracať na zástupcu (§ 80 ods. 5 AO). Ak má od vás písomné alebo elektronicky odoslané plnomocenstvo na prijímanie, má mu rozhodnutia oznamovať (§ 122 ods. 1 veta 4 AO). Formu a dôkaz plnomocenstva opisuje Plná moc pre nemecký finančný úrad (Vollmacht): ako funguje, splnomocnenca na doručovanie Empfangsbevollmächtigter: splnomocnenec na doručovanie.

Kto smie v daňových veciach pomáhať na podnikateľskom základe (geschäftsmäßig), určuje zákon o daňovom poradenstve (StBerG), a úrad musí zástupcu, ktorý tak koná bez oprávnenia, zamietnuť (§ 80 ods. 2 a 7 AO).

Pomocník ELSTER pozná aj elektronické plnomocenstvá, ktoré sa zakladajú v Mein ELSTER:

1. Zástupca sa zaregistruje v Mein ELSTER a potom sa v časti „Vollmachten verwalten“ zaregistruje ako Vollmachtnehmer. Medzi „sonstige Vollmachtnehmer“ pomocník radí príbuzných podľa § 15 AO a tuzemských aj zahraničných daňových poradcov, ktorí sa nezúčastňujú na databáze plnomocenstiev komory. Účtovník, ktorý nie je daňový poradca, v tom zozname uvedený nie je.
2. Zástupca založí plnomocenstvo s vašou Steuernummer. Treba použiť úradný formulár plnomocenstva, ktorý klient vopred jednorazovo podpíše v origináli.
3. Klientovi príde poštou kód plnomocenstva (Vollmachtcode). Odovzdá ho zástupcovi a ten plnomocenstvo v ELSTER aktivuje.
4. Údaje z plnomocenstva udeleného na úradnom formulári možno finančnej správe odoslať elektronicky. Uvádza sa v nich aj to, či zástupca môže prijímať rozhodnutia a sťahovať údaje, ktoré o vás finančná správa uchováva (§ 80a ods. 1 AO). Ak plnomocenstvo zrušíte alebo zmeníte, musí to zástupca bez zbytočného odkladu oznámiť finančnej správe.

Rozsah plnomocenstva sa dodatočne zmeniť nedá, treba ho zrušiť a založiť nové. Vedľa plnomocenstva so zastupovaním existuje aj Abrufvollmacht. Umožňuje len sťahovanie elektronických potvrdení (Bescheinigungen) a dopyt na daňový účet, nie zastupovanie ani prijímanie rozhodnutí.

Funkcia „Vollmachten verwalten“ sa podľa pomocníka nezobrazuje pri prihlásení do účtu organizácie certifikátovým súborom. Sprístupní ju pridanie ElsterSecure a prihlásenie cez ňu, alebo prechod na Sicherheitsstick či Signaturkarte pri obnove prístupu (Zugangserneuerung). § 80 AO formu plnomocenstva neurčuje a elektronické odoslanie údajov podľa § 80a AO je len možnosť („können“).

Pri službe ELSTER prístup patrí vašej firme. Podávať môžete vy aj my na základe plnej moci.

Na dovolenku alebo pri chorobe môže majiteľ účtu určiť inú osobu z tej istej organizácie, ktorá smie v určenom čase čítať a preberať správy z jeho schránky. Prevzatie je právne účinné a pripočíta sa majiteľovi schránky.

• Zástupca si v Mein ELSTER vytvorí osobnú Postfachvertreter-Kennung („Jetzt Postfachvertreter werden“) a oznámi ju majiteľovi. Ten ju zadá v Mein Benutzerkonto, Postfachvertreter verwalten.
• Obe účty musia byť aktívne a patriť tej istej organizácii. Funkcia nie je dostupná pre účty súkromných osôb.
• Zastúpenie možno určiť najviac na tri roky dopredu a najviac dva týždne spätne, s presnosťou na minútu. Naraz môže byť až desať zástupcov.
• Zastúpenie je možné len v jednej úrovni a zástupca nemôže určiť ďalšieho zástupcu. Zastúpenie plnomocníkom pomocník nepripúšťa. Majiteľ aj zástupca môžu zastúpenie kedykoľvek zrušiť.
• Správy mimo obdobia zastúpenia zástupca nevidí. Správy s prílohami väčšími ako 2 MB sa po skončení zastúpenia zo schránky zástupcu automaticky zmažú, preto treba prílohy stiahnuť vopred.